Allgemeine Geschäftsbedingungen

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „AGB") gelten für alle Verträge über die Nutzung der Software-as-a-Service-Plattform Applyze (nachfolgend „Plattform" oder „Dienst"), die zwischen der XRSC LLC, handelnd unter der Marke Applyze, 30 N Gould St Ste R, Sheridan, WY 82801, USA (nachfolgend „Anbieter") und dem jeweiligen Kunden (nachfolgend „Kunde") geschlossen werden.

(2) Applyze ist eine KI-gestützte Recruiting-Plattform, die Unternehmen bei der Analyse, Bewertung und Priorisierung von Bewerbungen und Lebensläufen (CVs) unterstützt. Der Dienst ist ausschließlich als Entscheidungsunterstützungssystem konzipiert. Personalentscheidungen verbleiben stets und ohne Ausnahme beim Kunden und dessen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern.

(3) Diese AGB gelten ausschließlich gegenüber Unternehmern im Sinne des § 14 BGB, Behörden sowie juristischen Personen des öffentlichen Rechts. Der Vertragsschluss mit Verbrauchern im Sinne des § 13 BGB ist ausgeschlossen.

(4) Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende AGB des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, es sei denn, der Anbieter stimmt ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zu.

(1) Der Vertrag kommt durch Registrierung auf der Plattform und Akzeptanz dieser AGB zustande. Durch Anlegen eines Kontos und Bestätigung der AGB gibt der Kunde ein verbindliches Angebot ab, das der Anbieter durch Freischaltung des Kontos annimmt.

(2) Der Kunde ist verpflichtet, bei der Registrierung wahrheitsgemäße, vollständige und aktuelle Angaben zu machen. Änderungen sind unverzüglich im Kundenkonto zu aktualisieren.

(3) Der Kunde ist allein verantwortlich für die Geheimhaltung seiner Zugangsdaten. Er haftet für alle Aktivitäten, die unter seinem Konto vorgenommen werden. Bei Verdacht auf Missbrauch ist der Anbieter unverzüglich zu informieren.

(4) Pro Unternehmen kann der Kunde mehrere Teammitglieder hinzufügen. Der Hauptaccount-Inhaber ist für die Einhaltung dieser AGB durch alle Nutzer seines Unternehmens verantwortlich.

(1) Applyze stellt dem Kunden folgende Kernfunktionen zur Verfügung:

• KI-gestützte Analyse und Bewertung von Lebensläufen (CVs) anhand eines kundenseitig definierten Anforderungsprofils
• Priorisierung und Rankingdarstellung von Bewerbungen nach konfigurierbaren Kriterien
• Erklärbare Scoringdarstellung in sechs Dimensionen (Hard Skills, Erfahrung, Tools, Impact, Signale, Risiko)
• Blind Mode zur Reduzierung von Auswahlverzerrungen durch Ausblendung biografischer Merkmale
• Talent Pool-Funktion zur Wiederverwendung historischer Kandidatendaten für neue Stellen
• Decision Room-Funktion zur Einbindung weiterer Entscheidungsträger
• Audit-Trail-Funktion zur lückenlosen Dokumentation aller Aktivitäten
• Integration in gängige Applicant Tracking Systeme (ATS) wie Personio, JOIN und Recruitee

(2) Der konkrete Leistungsumfang richtet sich nach dem vom Kunden gewählten Tarif sowie dem erworbenen Creditvolumen. Ein Credit entspricht einer Premium-Deep-Dive-Analyse eines Kandidatenprofils.

(3) Der Anbieter ist berechtigt, den Leistungsumfang zu ändern, neue Funktionen hinzuzufügen oder bestehende Funktionen anzupassen oder einzustellen, sofern dies dem Kunden rechtzeitig mitgeteilt wird und der Kern des vereinbarten Leistungsumfangs erhalten bleibt.

(4) Der Dienst steht 24 Stunden pro Tag, 7 Tage pro Woche zur Verfügung. Der Anbieter strebt eine Verfügbarkeit von 99 % pro Kalendermonat an, ausgenommen geplante Wartungszeiten, die vorab kommuniziert werden.

(1) Applyze ist konzeptionell, technisch und vertraglich als reines Entscheidungsunterstützungssystem ausgestaltet. Die Plattform analysiert und priorisiert Bewerbungsunterlagen auf Basis der vom Kunden definierten Anforderungen und gibt erklärbare Empfehlungen und Bewertungen ab. Applyze trifft keinerlei eigenständige Personalentscheidungen und ist hierzu technisch nicht ausgelegt.

Grundsatz: KI empfiehlt. Menschen entscheiden. Immer. Ohne Ausnahme.

(2) Das Human-in-the-Loop-Prinzip ist konstitutiver Bestandteil des Dienstes und dieser AGB. Es verpflichtet den Kunden zu folgenden Maßnahmen:

• Jede Einstellungsentscheidung, Ablehnung oder sonstige Personalentscheidung wird ausschließlich von einem qualifizierten, befugten Mitarbeiter des Kunden getroffen.
• KI-Scores und KI-Empfehlungen sind Hilfsmittel zur Informationsaufbereitung, keine Entscheidungsgrundlage. Sie ersetzen weder das Urteilsvermögen noch die Verantwortung des entscheidenden Menschen.
• Der Kunde stellt organisatorisch und prozessual sicher, dass vor jeder Personalentscheidung eine eigenständige, kritische menschliche Prüfung des Kandidatenprofils stattfindet.
• Eine automatisierte Ablehnung oder Auswahl von Bewerbern ohne vorherige menschliche Prüfung und Entscheidung ist unzulässig und stellt einen wesentlichen Verstoß gegen diese AGB dar.

(3) Der Kunde nimmt zur Kenntnis und erklärt ausdrücklich sein Einverständnis, dass:

• Applyze ein Hochrisikosystem im Sinne des EU AI Acts (Verordnung (EU) 2024/1689, Anhang III) ist und die Compliance-Pflichten des EU AI Acts gegenüber Behörden und Dritten ausschließlich den Kunden als Betreiber des Systems in seiner spezifischen Nutzungsumgebung treffen;
• KI-generierte Analysen stets von inhaltlichen Faktoren wie der Qualität, Vollständigkeit und Wahrheitsgemäßheit der hochgeladenen Dokumente abhängen, die allein dem Verantwortungsbereich des Kunden unterliegen;
• das Ergebnis einer KI-Analyse nur so gut sein kann wie das Anforderungsprofil und die Konfiguration, die der Kunde in die Plattform eingegeben hat;
• Applyze keinerlei Aussage über die tatsächliche Eignung, Kompetenz oder Qualifikation eines Bewerbers trifft, sondern ausschließlich den Grad der Übereinstimmung mit dem kundenseitig definierten Anforderungsprofil bewertet.

(4) Der Anbieter stellt sicher, dass jede KI-Bewertung vollständig erklärbar und nachvollziehbar ist. Scores sind in sechs Dimensionen aufgeschlüsselt und mit inhaltlichen Begründungen versehen, sodass der Kunde jede Empfehlung kritisch prüfen und eigenständig beurteilen kann.

(5) Der Kunde ist vertraglich verpflichtet, KI-generierte Empfehlungen stets einer eigenständigen, kritischen menschlichen Prüfung zu unterziehen. Eine unreflektierte oder automatisierte Übernahme von KI-Scores als alleinige Entscheidungsgrundlage stellt einen wesentlichen Verstoß gegen diese AGB dar und begründet die alleinige Haftung des Kunden für sämtliche daraus resultierenden Schäden, Ansprüche und Sanktionen.

(6) Pflicht des Kunden zur Transparenz gegenüber Bewerbern: Der Kunde ist als datenschutzrechtlich Verantwortlicher und als Betreiber des KI-Systems verpflichtet, in seinen eigenen Allgemeinen Geschäftsbedingungen, Datenschutzerklärungen oder sonstigen für Bewerber bestimmten Informationsmaterialien einen Hinweis aufzunehmen, der sinngemäß folgenden Inhalt hat:

„Wir setzen im Rahmen unseres Bewerbungsverfahrens KI-gestützte Technologie zur Analyse und Vorbewertung von Bewerbungsunterlagen und Lebensläufen ein. Die endgültige Entscheidung über den Fortgang und das Ergebnis des Bewerbungsverfahrens wird stets von einem Menschen getroffen."

Dieser Hinweis ist zwingend zur Erfüllung der Transparenzpflichten nach Art. 13, 14 und 22 DSGVO sowie der Anforderungen des EU AI Acts erforderlich. Die Pflicht zur Aufnahme dieses Hinweises ist eine wesentliche Vertragspflicht des Kunden. Der Anbieter haftet in keinem Fall für Schäden, Ansprüche, Bußgelder, Abmahnungen oder Sanktionen jeglicher Art, die daraus entstehen, dass der Kunde dieser Hinweispflicht nicht oder nicht rechtzeitig nachkommt.

(7) Keine Haftung für Personalentscheidungen: Der Anbieter haftet ausdrücklich und vollständig ausgeschlossen für fehlerhaft getroffene Personalentscheidungen, falsche Einstellungen, Diskriminierungsvorwürfe, arbeits- oder datenschutzrechtliche Ansprüche, behördliche Ermittlungen oder sonstige Schäden, die unmittelbar oder mittelbar auf Personalentscheidungen des Kunden zurückzuführen sind. Dies gilt unabhängig davon, ob und in welchem Umfang der Kunde KI-Empfehlungen von Applyze bei seiner Entscheidung berücksichtigt hat.

(1) Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und den sonstigen anwendbaren Datenschutzgesetzen.

(2) Soweit der Kunde im Rahmen der Nutzung von Applyze personenbezogene Daten Dritter (insbesondere von Bewerbern) verarbeitet, ist der Anbieter Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 4 Nr. 8 DSGVO. Der Kunde ist Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO und trägt die datenschutzrechtliche Verantwortung für die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung.

(3) Der Anbieter und der Kunde schließen einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO ab, der integraler Bestandteil dieses Vertrages ist und unter www.applyze.ai abrufbar ist.

(4) Alle Daten werden ausschließlich auf Servern innerhalb der Europäischen Union gespeichert und verarbeitet. Eine Übertragung in Drittländer findet nicht statt.

(5) Der Anbieter gibt keine Daten an Dritte weiter, sofern dies nicht zur Erbringung des Dienstes erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist. Eine Nutzung von Kundendaten oder Kandidatendaten zu Trainingszwecken des KI-Modells findet nicht statt.

(6) Der Anbieter unterstützt den Kunden bei der Erfüllung der Betroffenenrechte nach Art. 15, 17 und 20 DSGVO (Auskunft, Löschung, Datenportabilität). Entsprechende Anfragen können an support@applyze.ai gerichtet werden.

(7) Der Anbieter implementiert technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) gemäß Art. 32 DSGVO, einschließlich Schutz vor Prompt-Injection-Angriffen auf das KI-System.

(8) Der Anbieter löscht oder anonymisiert Bewerberdaten nach Ablauf der vom Kunden konfigurierten Aufbewahrungsfristen oder auf Anfrage des Kunden unverzüglich.

(1) Die Nutzung bestimmter Funktionen von Applyze erfordert den Einsatz von Credits. Ein Credit berechtigt zur Durchführung einer Premium-Deep-Dive-Analyse eines Kandidatenprofils.

(2) Der Grundtarif „Applyze Core" umfasst 150 Credits pro Monat zum Preis von EUR 79,00 pro Monat (netto, zzgl. gesetzlich anfallender Umsatzsteuer).

(3) Zusätzliche Credits können als Top-Up-Pakete erworben werden. Die jeweils aktuellen Preise sind auf der Plattform unter www.applyze.ai/pricing einzusehen. Top-Up-Credits verfallen nicht und können zeitlich unbegrenzt genutzt werden.

(4) Die Abrechnung des Monatstarifs erfolgt im Voraus. Nicht verbrauchte Monatscredits verfallen am Ende des Abrechnungsmonats und werden nicht übertragen.

(5) Der Anbieter ist berechtigt, Preise mit einer Ankündigungsfrist von mindestens 30 Tagen per E-Mail anzupassen. Bei Preiserhöhungen hat der Kunde ein außerordentliches Kündigungsrecht zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der neuen Preise.

(6) Im Falle des Zahlungsverzugs ist der Anbieter berechtigt, den Zugang zur Plattform zu sperren, bis der ausstehende Betrag beglichen ist. Verzugszinsen werden gemäß den gesetzlichen Regelungen berechnet.

(1) Der Vertrag läuft auf unbestimmte Zeit und kann vom Kunden jederzeit mit Wirkung zum Ende des laufenden Abrechnungsmonats gekündigt werden.

(2) Der Anbieter kann den Vertrag mit einer Frist von 30 Tagen ordentlich kündigen.

(3) Das Recht beider Parteien zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor, wenn:

• der Kunde gegen wesentliche Pflichten aus diesen AGB verstößt und trotz Abmahnung keine Abhilfe schafft,
• der Kunde seinen Zahlungsverpflichtungen trotz Mahnung nicht nachkommt,
• der Kunde den Dienst missbräuchlich nutzt oder entgegen dem Human-in-the-Loop-Prinzip automatisiert Personalentscheidungen trifft,
• der Kunde den Dienst zur Diskriminierung von Bewerbern einsetzt,
• über das Vermögen des Kunden ein Insolvenzverfahren eröffnet wird.

(4) Nach Beendigung des Vertrages werden alle Kundendaten gemäß der Datenschutzerklärung und den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten behandelt. Der Anbieter stellt auf Anfrage einen Datenexport bereit.

(1) Der Kunde ist verpflichtet, den Dienst ausschließlich zu rechtmäßigen Zwecken zu nutzen und alle anwendbaren Gesetze und Vorschriften einzuhalten, insbesondere:

• Datenschutzrecht (DSGVO, BDSG)
• Antidiskriminierungsrecht (AGG)
• Arbeitsrecht und Betriebsverfassungsrecht
• EU AI Act (Verordnung (EU) 2024/1689)

(2) Der Kunde verpflichtet sich insbesondere:

• das Human-in-the-Loop-Prinzip gemäß § 4 dieser AGB konsequent einzuhalten und sicherzustellen, dass alle Personalentscheidungen von qualifizierten Mitarbeitern eigenständig und nach menschlicher Prüfung getroffen werden;
• den Transparenzhinweis gemäß § 4 Abs. 6 in seinen Bewerberprozessen aufzunehmen;
• keine rechtswidrigen, diskriminierenden oder sonstige schutzwürdige Rechte Dritter verletzenden Inhalte hochzuladen oder zu verarbeiten;
• die Einwilligung der Bewerber zur Verarbeitung ihrer Daten sicherzustellen oder einen anderen Rechtfertigungsgrund nach Art. 6 DSGVO nachzuweisen;
• keine Maßnahmen zu ergreifen, die die Sicherheit, Integrität oder Verfügbarkeit der Plattform beeinträchtigen;
• keine Versuche zu unternehmen, KI-Schutzmechanismen oder Prompt-Injection-Schutz zu umgehen.

(3) Der Kunde trägt die alleinige Verantwortung dafür, dass die von ihm hochgeladenen Dokumente (insbesondere CVs) rechtmäßig erhoben wurden.

(4) Bei Verstoß gegen diese Pflichten ist der Anbieter berechtigt, den Zugang des Kunden zur Plattform zu sperren oder den Vertrag außerordentlich zu kündigen, ohne dass dem Kunden dadurch Erstattungsansprüche entstehen.

(1) Der Kunde stellt den Anbieter, dessen Geschäftsführung, Mitarbeiter und Beauftragte vollständig von allen Ansprüchen, Klagen, Verbindlichkeiten, Schäden, Verlusten, Kosten und Ausgaben (einschließlich angemessener Rechtsanwaltskosten) frei, die von Dritten (einschließlich Bewerberinnen und Bewerbern, Wettbewerbsbehörden und Aufsichtsbehörden) geltend gemacht werden und daraus resultieren, dass:

• der Kunde eine Personalentscheidung getroffen hat, die auf einer fehlerhaften, diskriminierenden oder rechtswidrigen Auswahl basiert, unabhängig davon, ob KI-Empfehlungen dabei berücksichtigt wurden;
• der Kunde das Human-in-the-Loop-Prinzip gemäß § 4 nicht eingehalten hat;
• der Kunde den Transparenzhinweis gemäß § 4 Abs. 6 gegenüber Bewerbern nicht aufgenommen hat;
• der Kunde Daten ohne ausreichende Rechtsgrundlage verarbeitet hat;
• der Kunde gegen das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) oder sonstiges Antidiskriminierungsrecht verstoßen hat;
• der Kunde den Dienst zweckwidrig oder vertragswidrig eingesetzt hat.

(2) Diese Freistellungspflicht gilt unabhängig vom Verschulden des Anbieters und besteht auch dann, wenn der Anbieter an dem zugrunde liegenden Verfahren nicht beteiligt war.

(1) Der Anbieter haftet unbeschränkt für Schäden, die durch Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit verursacht werden, sowie für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit.

(2) Bei leichter Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Kardinalpflicht). Die Haftung ist in diesem Fall der Höhe nach auf den vom Kunden im jeweils laufenden und vorhergehenden Vertragsjahr gezahlten Gesamtbetrag beschränkt, und auf den vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt.

(3) Der Anbieter haftet ausdrücklich nicht für:

• Personalentscheidungen jeglicher Art, die der Kunde auf Basis oder unter Berücksichtigung von KI-Empfehlungen getroffen hat, einschließlich falsch eingestellter Mitarbeiter, übersehener Kandidaten oder abgelehnter Bewerber;
• Schäden oder Ansprüche aus Diskriminierung, Benachteiligung oder Ungleichbehandlung von Bewerbern durch den Kunden;
• arbeitsrechtliche Ansprüche von Bewerbern oder eingestellten Personen gegenüber dem Kunden;
• Bußgelder, Sanktionen oder Maßnahmen von Datenschutzbehörden oder sonstigen Aufsichtsbehörden gegenüber dem Kunden;
• die Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität der vom Kunden hochgeladenen Dokumente;
• Schäden, die durch fehlerhafte oder unvollständige Konfiguration von Anforderungsprofilen durch den Kunden entstehen;
• Schäden, die daraus resultieren, dass Bewerber falsche oder irreführende Angaben in ihren Bewerbungsunterlagen gemacht haben;
• den Ausfall des Dienstes infolge von Umständen außerhalb des Einflussbereichs des Anbieters, insbesondere Ausfälle von Drittanbietern, Internetunterbrechungen oder höhere Gewalt;
• Datenverluste, die auf mangelnde Datensicherung durch den Kunden zurückzuführen sind.

Der Anbieter haftet in keinem Fall für falsche Einstellungsentscheidungen, übersehene Kandidaten oder Diskriminierungsansprüche. Applyze ist ein Unterstützungswerkzeug. Die Verantwortung für jede Personalentscheidung liegt ausschließlich beim Kunden.

(4) Die Haftungsbeschränkungen dieser AGB gelten nicht, soweit der Anbieter einen Schaden arglistig verschwiegen oder eine Garantie übernommen hat.

(5) Eine Mängelhaftung richtet sich nach den gesetzlichen Vorschriften. Der Anbieter ist verpflichtet, Störungen des Dienstes in angemessener Frist zu beseitigen.

(1) Der Anbieter räumt dem Kunden für die Dauer des Vertrages ein nicht-exklusives, nicht-übertragbares Recht zur Nutzung der Plattform im Rahmen des vereinbarten Leistungsumfangs ein.

(2) Sämtliche Rechte an der Plattform, der zugrundeliegenden Technologie, dem Quellcode, den Algorithmen, dem Design und den Marken verbleiben ausschließlich beim Anbieter.

(3) Der Kunde räumt dem Anbieter ein nicht-exklusives Nutzungsrecht an den von ihm hochgeladenen Daten ein, soweit dies zur Erbringung des Dienstes erforderlich ist. Der Anbieter verwendet diese Daten nicht für Trainingszwecke und gibt sie nicht an Dritte weiter.

(4) KI-generierte Auswertungen, Scores und Berichte werden dem Kunden zur Verfügung gestellt und können von diesem für interne Zwecke genutzt werden.

(1) Beide Parteien verpflichten sich, sämtliche im Rahmen des Vertragsverhältnisses erlangten vertraulichen Informationen der jeweils anderen Partei streng vertraulich zu behandeln und weder an Dritte weiterzugeben noch für eigene Zwecke außerhalb des Vertrages zu nutzen.

(2) Als vertraulich gelten insbesondere Geschäftsgeheimnisse, technische und kommerzielle Informationen, Algorithmen, Quellcodes, Kandidatendaten sowie alle als vertraulich gekennzeichneten Informationen.

(3) Die Vertraulichkeitspflicht gilt nicht für Informationen, die öffentlich bekannt sind oder werden, ohne dass eine Partei dagegen verstoßen hat, oder für die eine gesetzliche Offenbarungspflicht besteht.

(4) Die Vertraulichkeitspflicht besteht für die Dauer des Vertrages und drei Jahre nach Vertragsbeendigung fort.

Der Anbieter ist berechtigt, den Kunden als Referenzkunden zu nennen und das Logo des Kunden im Rahmen des eigenen Marketings zu verwenden, sofern der Kunde nicht ausdrücklich widerspricht. Ein Widerspruch kann jederzeit schriftlich an support@applyze.ai gerichtet werden.

(1) Der Anbieter behält sich vor, diese AGB mit einer Ankündigungsfrist von mindestens 30 Tagen per E-Mail oder Plattformbenachrichtigung zu ändern.

(2) Widerspricht der Kunde den geänderten AGB nicht innerhalb von 30 Tagen nach Zugang der Änderungsmitteilung, gelten die neuen AGB als akzeptiert. Auf diese Folge wird der Anbieter in der Änderungsmitteilung ausdrücklich hinweisen.

(3) Im Falle eines Widerspruchs ist der Anbieter berechtigt, den Vertrag ordentlich zu kündigen.

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).

(2) Für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist, soweit gesetzlich zulässig, der Gerichtsstand am Sitz des Anbieters vereinbart. Der Anbieter ist jedoch auch berechtigt, den Kunden an dessen allgemeinem Gerichtsstand zu verklagen.

(3) Der Anbieter weist darauf hin, dass die Plattform zur Online-Streitbeilegung (OS-Plattform) der EU-Kommission erreichbar ist unter: https://ec.europa.eu/consumers/odr. Der Anbieter ist zur Teilnahme an einem Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle weder verpflichtet noch bereit.

(1) Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB ganz oder teilweise unwirksam oder undurchführbar sein, berührt dies die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht. Anstelle der unwirksamen Bestimmung gilt die wirksame Bestimmung, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung am nächsten kommt.

(2) Mündliche Nebenabreden bestehen nicht. Änderungen und Ergänzungen bedürfen der Schriftform.

(3) Der Anbieter ist berechtigt, Rechte und Pflichten aus diesem Vertrag auf einen Dritten zu übertragen, sofern der Dritte den Kunden mindestens gleichwertig stellt. Der Kunde wird hierüber vorab informiert und hat ein außerordentliches Kündigungsrecht.